O Scrum trata de ritmos e, por isso mesmo, entende que as pessoas, individualmente, procuram um ritmo que se desenha às custas dos hábitos que cultivamos. Esses ritmos, por sua vez, constroem ciclos (viciosos ou virtuosos) em nosso trabalho, nosso dia a dia. E, nesse contexto, um padrão em específico é objeto de muita preocupação por parte do Scrum: o desperdício.

Para se ter uma ideia, Sutherland estima que 85% do esforço nas empresas é desperdiçado. Oitenta e cinco por cento! E isso, claro, pode ser minimizado a cada um de nós: apenas um sexto de nosso trabalho efetivamente produz valor.

A primeira causa principal desse “crime à humanidade” é a multifuncionalidade, ou seja, realizar duas ou mais tarefas ao mesmo tempo. Podemos pensar que fazemos isso por sermos capazes de tal, mas pesquisas indicam que, na verdade, os multitarefas são aqueles que não conseguem se concentrar direito e inflam suas próprias percepções sobre essa habilidade.

Isso ocorre por um motivo puramente fisiológico: nosso cérebro tem limitações físicas. Vários testes já mostraram que não existe raciocínio simultâneo, apenas alternado (o qual é muito menos eficiente do que o concentrado). Essa diferença, inclusive, pode ser quantificada: pelo simples fato de colocar duas tarefas em sequência, em vez de paralelo, reduz o tempo de trabalho em quase 50%. Lembre-se: fazer algo pela metade é não fazer nada.

No entanto, a multitarefa é inevitável e cada vez mais frequente nos dias atuais. Portanto, sua missão é minimizar os danos da mesma, e isso se dá pela concentração e comprometimento em não mudar de tarefa a todo instante (quando possível, claro). Essa prática é ainda mais válida quando estamos falando de atividades complexas, como escrever um texto, desenvolver um programa ou criar uma apresentação.

Aliás, a multitarefa não só te atrasa no andamento dos trabalhos, mas também te emburrece: uma pesquisa mostrou que, em média, perdemos 10 pontos de QI em ambientes de distração. O que podemos tirar disso? Além de fazermos certa tarefa mais rápido, ainda fazemos melhor quando focamos unicamente nela.

Nesse contexto, podemos trazer o conceito de inventário do Toyotismo a nossa lista de afazeres. Pense no estoque como um custo, afinal, há produtos semiacabados parados sem produzir receita alguma. O mesmo raciocínio vale para nossas tarefas: elas só agregam valor quando são acabadas e entregues, e não parcialmente feitas. Não finalizá-las de forma ágil te causa prejuízo e baixo desempenho.

Porém, não acelere seus trabalhos desmedidamente, pois há outro fator extremamente crítico ao andamento dos mesmos: a correção de erros. Não é raro notarmos uma falha em algum projeto nosso mas aplicarmos a famosa regra do “depois eu faço”. Porém, o que não sabemos é que, resolvido na hora da identificação, um erro é eliminado cerca de 24 vezes mais rápido do que quando se espera 3 semanas. Isso acontece porque todo o raciocínio e a arquitetura do problema que construímos em nosso cérebro, no momento de concentração, são gradualmente desmantelados ao longo do tempo, e reorganizá-los posteriormente requer tempo. Muito tempo.

Visando a evitar isso, é imprescindível que você não trabalhe demais. Isso mesmo: estabeleça um limite ótimo (40 horas semanais, tradicionalmente) e comprometa-se a ele como se fosse um casamento. Pode parecer contraintuitivo, mas quando nos sobrecarregamos, ficamos mais vulneráveis a distrações e, consequentemente, erros, formando uma bola de neve de frustração, estresse e atrasos. É o que chama-se de “esgotamento do ego”: o cansaço vai minando sua disciplina e autocontrole, o que afeta drasticamente as suas decisões. Em resumo, esqueça horas e trabalhe em cima de resultados.

Falando dos tipos de desperdício, podemos identificar três principais: o “absurdo”, as “expectativas irracionais” e a “sobrecarga”. O primeiro diz respeito à definição de metas impossíveis, o que só vai desanimar sua equipe. Já o segundo condena a dependência de atos heroicos que perpetuam a inércia diante de crises até “a água bater no pescoço”. Por último, a sobrecarga corresponde a seu significado comum, qual seja, o acúmulo de tarefas acima de um colaborador, as quais, na grande maioria das vezes, são desnecessárias e inúteis. Além desses três, Sutherland encontrou um quarto desperdício nos ambientes corporativos que observou: o “desperdício emocional”, que acontece quando um “imbecil” cede a seus traços negativos e contamina seus colegas de trabalho.

Concluindo, existem uma série de hábitos que vão, definitivamente, te ajudar a minimizar (não eliminar) os desperdícios. Faça as coisas em sequência e de forma integral, ou seja, acabe a atividade 1 antes de passar para a 2; faça direito de primeira, o que significa consertar os erros logo ao encontrá-los; não trabalhe demais e tire férias, assim você será mais produtivo; estabeleça objetivos realistas para não desanimar a equipe; não dependa de heróis, eles são sinais de falta de planejamento; evite a sobrecarga por meio da criticidade quanto à necessidade das tarefas; identifique e “corte” imbecis da sua equipe, eles contaminam o ambiente; e, por último, simplifique, favoreça o fluxo.